Die technische Seite

Ihre Kommune ist – wie jeder Unternehmer in der Privat­wirt­schaft – gesetzlich verpflichtet, über ihre Geschäfts­vorgänge Buch zu führen und zum Ende eines jeden Jahres einen Jahresab­schluss zu erstellen. Da Ihre Kommune die ihr obliegenden Aufgaben teilweise in eigenständige Unter­nehmen ausgelagert hat (zum Beispiel in die Stadtwerke, das Wohnungs­bau­unter­nehmen, das Seniorenheim, das Klinikum, den Abwasser­betrieb), ist sie verpflichtet, ihren Jahres­ab­schluss und die Jahres­abschlüsse ihrer “Tochter­unternehmen” in einem Gesamtab­schluss zusammen­zuführen.

Der Gesamtab­schluss ist eine “intelligente Zusammen­führung” der Jahresab­schlüsse im kommunalen Konzern. Die Erstellung des Gesamt­abschlusses ist eine anspruchsvolle und durchaus aufwendige Aufgabe, die spezielles Know-How erfordert.

• Doppik al dente!^® ist speziell auf die Besonder­heiten des kommunalen Finanzwesens abgestimmt. Alle kommunal­typischen Geschäfts­vorgänge lassen sich in Doppik al dente!^® auf schlüssige und nachvollziehbare Weise darstellen.

• Die Melde- und Buchungslogik von Doppik al dente!^® entspricht dem “natürlichen Denken” des kommunalen Bilanzbuchhalters.

• Doppik al dente!^® kennt keinen starren Phasenplan und kann die Daten aus den Jahres­abschlüssen der Konzern­unter­nehmen so entgegennehmen, wie sie kommen. Damit wird vermieden, dass “der letzte das Tempo bestimmt”.

• Doppik al dente!^® macht den Unternehmen des kommunalen Konzerns die Zuarbeit zum Gesamt­abschluss besonders einfach. Berichte aus den jeweiligen Finanz­verfahren können so wie sie sind in Doppik al dente!^® eingespielt werden.

• In unserer Rezept­sammlung haben wir viele kommunal­typische Konsolidie­rungsfragen anhand praktischer Beispiele darge­stellt. Mit Doppik al dente!^® kann ihr Fach­bereich diese Rezepte auf einfache Weise “nachkochen”.

Sie wollen mehr darüber wissen? In unserer Broschüre “Was muss eine kommunale Gesamtabschluss-Software leisten?” sind zahl­reiche weitere Aspekte dargestellt.

Vielleicht können Sie jetzt nachvollziehen, warum Ihr Fachbereich Doppik al dente!^® unbedingt nutzen möchte?

• Die Basis-Version ist eine Einzel­platz­version mit integrierter Datenbank. Sie kann vom USB-Stick (oder von einem Platten­verzeichnis) autark gestartet und betrieben werden. Der Funktions­umfang der Basis-Version umfasst alle für den Gesamtab­schluss bedeutsamen Funktionen. Die besonderen Komfort- und Berichts­funktionen der Standard- und der Team-Version sind jedoch nicht freigeschaltet.

• Die Standard-Version ist eine Mehrplatz­version in Client-Server-Struktur. Sie kann von beliebig vielen Arbeits­plätzen aus genutzt werden. Sie verfügt über den vollen Funktions­umfang der Basis-Version und umfasst darüber hinaus weitere Komfort- und Berichtsfunktionen.

• Die Team-Version ist in ihrem Kern technisch identisch mit der Standard-Version.Sie ist für den Einsatz in den Unternehmen des kommunalen Konzerns (also beispiels­weise in den Stadt­werken oder im Wohnungs­bau­betrieb) konzipiert und verfügt daher über einen wesentlich differen­zierteren Zugriffs­schutz und über besondere Abstimm­funktionen.

Ja. Doppik al dente!^® ist für den Einsatz in 14 Bundesländern (außer Sachsen, Berlin, Hamburg und Bremen) nach IDW PS 880 n.F. zertifiziert. Das Zertifikat vom 27.01.2017 liegt vor und kann über den nachfolgenden Link eingesehen werden.

Zertifikat

Eine Instal­lation besteht aus den folgenden Kompo­nenten:

• dem Client auf dem Arbeits­platz des Benutzers. Hier wird der Benutzer­dialog geführt; hier werden Exporte und Importe von Excel-Dateien durch­geführt und verschie­dene Auswer­tungen über einen Windows-Drucker gedruckt. Vom Client aus erfolgt kein direkter Zugriff auf die Datenbank.

• dem Applikationsserver als eigenständigem Prozess (z.B. Windows-Dienst) oder als Servlet unter der Kontrolle eines Web-Application-Servers (Tomcat). Hier werden Nachrichten der Clients entgegen­genommen und verar­beitet. Von hier aus erfolgt der Zugriff auf die SQL-Datenbank.

• der Datenbank (Microsoft SQL Server oder Oracle oder MySQL).

Natürlich wäre es aus IT-Sicht einfacher, das bestehende Finanz­verfahren für den Gesamt­abschluss zu nutzen, anstatt eine zusätz­liche Software zu instal­lieren.

Dennoch haben sich viele Kommunen, die ihr Finanzwesen mit einem der genannten Ver­fahren betreiben (darunter bislang 7 SAP-Großstädte und 5 INFOMA-Großstädte) für Doppik al dente!^® entschieden. Sie waren der Meinung, dass die fachlichen Vorteile von Doppik al dente!^® eindeutig überwiegen.

Üblicherweise werden in den Finanz­verfahren entsprechende (Standard-)Reports gezogen – zum Beispiel eine Summen-/Saldenliste ein Anlagen­spiegel oder eine Offene-Posten-Liste. Sofern diese im Excel-Format (xls, xlsx oder ods) vorliegen, können sie so wie sie sind – also ohne irgend­welche Konver­tierungs­schritte – in Doppik al dente!^® eingelesen werden.

Und was fließt an Daten zurück in das Finanz­verfahren? Nichts. Der Gesamt­abschluss wird vollständig in Doppik al dente!^® bearbeitet und erstellt.

• Die Daten aus den Jahres­abschlüssen der Konzern­unternehmen werden aus Excel-Dateien (xls, xlsx oder ods) eingelesen.

• Die Berichts­formate für die gesetzlich geforderten Auswer­tungen (Bilanz, Ergebnisrechnung, Anlagenspiegel etc.) werden als docx-Dateien geführt, in Doppik al dente!^® um das Zahlen­werk ergänzt und als Word- oder PDF-Dateien ausgegeben.

• Die aus Doppik al dente!^® erzeugten internen Berichte – zum Beispiel der Konzern- und der Konsolidierungs­bericht – stehen im Excel-Format zur Verfügung.

Für das Einlesen und die Aufbereitung der Office-Formate bedient sich Doppik al dente!^® interner Routinen. Hierfür wird MS Office nicht benötigt.

Allerdings benötigt Ihr Fachbereich MS Office (ab Version 2007) für die Bereit­stellung der Daten und die Anzeige der Berichte.

Das bedeutet, dass Sie in der gleichen Instal­lation (und in der gleichen Datenbank) nahezu beliebig viele Mandanten (= kommunale Konzerne) unab­hängig voneinander betreiben können.

Dieser Gesichtspunkt ist beispielsweise für die kommunalen Rechen­zentren von besonderer Bedeutung, die Doppik al dente!^® für mehrere Kommunen hosten.

Vielleicht möchte Ihr Fachbereich neben dem produktiven Mandanten auch gerne einen Test­mandanten (für Tests und Schulungen) und einen weiteren Mandanten für das Rechnungs­­prüfungs­amt benutzen.

Das hat den Vorteil, dass die Unter­nehmen selbst ihr Zahlenwerk einbringen können und – vor allem – dass sie “bilateral” ihre gegen­seitigen Liefer- und Leistungs­beziehungen abstimmen können.

Da in einem solchen Szenario alle Beteiligten miteinander Daten austauschen, sind sie alle mit dem gleichen Doppik al dente!^®-Server verbunden.

Doppik al dente!^® unterstützt diese Arbeits­weise durch seine Client-Server-Struktur und in der Team-Version durch die Möglichkeit, den Zugriffs­schutz entsprechend detailliert einzurichten.

Rechnen Sie mit zwei (und in Groß­städten vielleicht mit drei oder vier) Benutzern.

Sofern sich Ihr Fachbereich entscheidet, Doppik al dente!^® auch in den Konzern­unter­nehmen zu betreiben, kommen je Unter­nehmen ein bis zwei Benutzer hinzu.

Die Systemlast ist insgesamt eher geringfügig. Doppik al dente!^® ist kein Buchungs­system, mit dem tag­täglich tausende von Buchungen erfasst werden. Rechnen Sie – selbst für Spitzen­zeiten – mit einer Transaktions­frequenz von weniger als 100 Trans­aktionen pro Stunde.

Aber es geht noch besser: Richten Sie für die Rechnungs­prüfung doch einen eigenen “RPA-Mandanten” ein! Dann kann Ihr Fach­bereich bestimmen, welchen Bearbei­tungs­stand er jeweils dem Rechnungs­prüfungsamt vorlegt, indem er die Daten seines produk­tiven Mandanten zum Import in den RPA-Mandanten bereit­stellt.

Dies erfordert nur wenige Hand­griffe und kann auch in der Standard-Version praktiziert werden.

Es bleibt Ihrem Fach­bereich jedoch unbenommen, die Berichte des Gesamt­ab­schlusses in Ihrem DMS-System abzulegen.

Die Daten aller vergangenen Gesamt­abschluss­jahre werden voll­ständig in Doppik al dente!^® gehalten. Auswer­tungen können auch für abgeschlos­sene Jahre jederzeit erzeugt werden. (Das ist insofern kein Problem, als wir es typischerweise nur mit sehr überschau­baren Datenbe­ständen zu tun haben).

Beim Abschluss einer Periode werden die Daten des gesamten Mandanten in einer Archivakte (zip-Datei) gesammelt. Diese Archivakte kann jederzeit eingespielt und sichtbar gemacht werden.

Zusätzliche Mandanten (zum Beispiel Test- oder RPA-Mandant) werden kosten­frei lizenziert.

Soll für ein Tochter­unternehmen der Kommune (zum Beispiel die Stadtwerke) mit Hilfe von Doppik al dente!^® ein eigen­ständiger Gesamt-(Konzern-)Abschluss erstellt werden, so bedarf es hierfür einer eigenen Lizenz­vereinbarung.

• Doppik al dente!^® – Installation & Betrieb
  Hier finden Sie alle technischen Informa­tionen zu Doppik al dente!^®.

• Doppik al dente!^® – Anwendungshandbuch
  Hier finden Sie detail­lierte Anlei­tungen zum Umgang mit der Software und zur Erstel­lung des Gesamtab­schlusses. Das Anwen­dungs­handbuch steht Ihrem Fach­bereich gleich­zeitig als (kontextbezogene) Onlinehilfe zur Verfügung.

Sie sind noch kein registrierter Doppik al dente!^®-Kunde und möchten sich im Vorwege informieren? Unser technischer Service stellt Ihnen die benötigten Informa­tionen gerne zur Verfügung.

Daneben finden Sie im öffentlichen Bereich unserer Webseite zahlreiche Beschrei­bungen und Informa­tionen zu Doppik al dente!^® sowie auch unsere Rezept­sammlung.

Ja. Doppik al dente!^® läuft als 32- oder 64-Bit-Anwendung in allen Betriebssystemumgebungen, die Java 7 unterstützen.

Der Doppik al dente!^® läuft unter Windows als Dienst und unter Linux als Daemon.

Ja. Der Doppik al dente!^®-Server kann als Application im Tomcat-Server und in allen kompatiblen Umgebungen entsprechend der Servlet 2.5 Specification (oder höher) betrieben werden.

Wird der Doppik al dente!^®-Server als Dienst bzw. als Daemon betrieben, so wird die benötigte Java-Umgebung lokal im Installationsverzeichnis abgelegt. In diesem Fall gibt es keine Abhängigkeiten zu anderen Java-Applikationen.

Gleiches gilt für den Betrieb des Doppik al dente!^®-Clients.

Für den Betrieb des Doppik al dente!^®-Servers unter Tomcat benötigen wir Java 7 oder höher.

Keine. Doppik al dente!^® erzeugt keine Registry-Einträge und legt auch keine DLLs in irgendeinem System-Verzeichnis an.

Ja. Doppik al dente!^® ist mit allen gängigen Virtualisierungs­plattformen kompatibel.

Nein. Das Transaktionsaufkommen ist eher geringfügig.

Ja. Doppik al dente!^® erfüllt alle Voraussetzungen für den Betrieb unter Terminal-Server bzw. Citrix. Viele Kommunen betreiben Doppik al dente!® auf diese Weise.

Ja. Die entsprechende Doppik al dente!^®-Version wird ab Juli 2016 zur Verfügung stehen.

Gering. Bei der Erstinstallation ist lediglich eine (leere) Datenbank bereitzustellen. Über ein Konfigurationsprogramm werden die Verbindungsparameter (Client-Server und Server-Datenbank) festgelegt.

Bei Updates werden die Programmdateien ersetzt. Die notwendigen Anpassungen der Datenbanktabellen werden automatisch durchgeführt.

Regulär etwa zweimal jährlich.

Üblich sind

• der Betrieb unter Windows Terminal Server oder Citrix,

• das Laden des Doppik al dente!^®-Clients mit Java Web Start,

• das Laden des Doppik al dente!^®-Clients von einem Netzlaufwerk,

• die Installation auf den einzelnen Arbeitsplätzen mit Hilfe eines Sofware-Verteilungssystems (z.B. IBM Tivoli)

In Doppik al dente!^® erfolgt die Lizenzierung auf Mandanten­ebene.

Das Doppik al dente!^®-Administrations­menü enthält Funktionen zur Lizenzanforderung und zum Ein­spielen der vom Hersteller übermittelten Lizenzdatei.

Doppik al dente!^® läuft mit

• Microsoft SQL Server ab Version 2005

• Oracle ab Version 9

• MySQL ab Version 5

Nein. Für den Betrieb von Doppik al dente!^® ist innerhalb der Datenbankinstanz eine eigene Database bzw. ein eigenes Datenbankschema einzurichten.

Alle Datenbankzugriffe des Doppik al dente!^®-Servers werden über einen einheitlichen Zugriffs-User abgewickelt.

Dem Betreiber der Software obliegt jedoch die Beachtung der Lizenzbedingungen des jeweiligen Datenbankherstellers.

Innerhalb der Database bzw. des Datenbankschemas benötigt der Doppik al dente!^® Zugriffs-User Administrationsrechte.

Doppik al dente!^® legt über diesen Zugriffs-User die benötigten SQL-Tabellen automatisch an und sorgt nach dem Einspielen von Updates für deren Anpassung.

Doppik al dente!^® unterstützt sowohl den Windows-Authentifizierungsmodus als auch den gemischten Modus.

Typischerweise liegt der Platzbedarf pro Mandant deutlich unter 1 GB.

Grundsätzlich ist die turnusmäßige Datensicherung auf Datenbankebene mit den Werkzeugen der jeweils eingesetzten Datenbank durchzuführen.

Darüber hinaus hat der Anwender die Möglichkeit, den aktuellen Datenstand (des jeweiligen Mandanten) in Form einer “Archivakte” als zip-Datei zu sichern.

Die notwendigen Anpassungen der Datenbanktabellen werden nach dem Start des Doppik al dente!^®-Servers automatisch durchgeführt.

Doppik al dente!^® verwendet das Java RMI-Protokoll. Beim Einsatz von Doppik al dente!^® im Web Application Server wird HTTP bzw. HTTPS verwendet.

Eine Installation besteht aus den folgenden Komponenten:

• dem Client auf dem Arbeitsplatz des Benutzers. Hier wird der Benutzerdialog geführt; hier werden Exporte und Importe von Excel-Dateien durchgeführt und verschiedene Auswertungen über einen Windows-Drucker gedruckt. Vom Client aus erfolgt kein direkter Zugriff auf die Datenbank.

• dem Applikationsserver als eigenständigem Prozess (z.B. Windows-Dienst) oder als Servlet unter der Kontrolle eines Web-Application-Servers (Tomcat). Hier werden Nachrichten der Clients entgegengenommen und verarbeitet. Von hier aus erfolgt der Zugriff auf die SQL-Datenbank.

• der Datenbank.

In einem solchen Szenario verhält sich Doppik al dente!^® nicht anders als jede andere verteilte Client-Server-Anwendung.

Üblicherweise werden die Doppik al dente!^®-Clients in den Tochterunternehmen über VPN-Verbindungen angebunden. Alternativ ist ein Betrieb des Doppik al dente!^®-Server unter Tomcat und eine Verbindung über das HTTPS-Protokoll möglich.

Alle bekannten Java-Sicherheitsrisiken betreffen den Betrieb von Java in offenen Umgebungen, zum Beispiel im Web-Browser.

In unserer geschlossenen Client-Server-Konfiguration haben wir ein sicheres Betriebsumfeld.

Doppik al dente!^® verfügt über eine eigene Benutzerverwaltung. Zugangspasswörter werden verschlüsselt in der Datenbank gespeichert.

Die Authentifizierung erfolgt wahlweise durch explizites Sign On auf der Doppik al dente!^®-Startmaske oder im Sinne eines Single Sign Ons anhand der systemseitigen Benutzerkennung.

Doppik al dente!^® verfügt über eine eigene Zugriffsrechteverwaltung.

In der Standard-Version wird lediglich festgelegt, auf welche Mandanten der einzelne Benutzer zugreifen darf. Die Team-Version verfügt über einen rollenbasierten Zugriffsschutz und erlaubt die detaillierte, funktionsbezogene Festlegung der Zugriffsrechte.

Doppik al dente!^® führt ein internes Ereignis-Journal. In diesem werden beispielsweise Anmeldungen, Änderungen des Stammdatenwerks und Belegfreigaben aufgezeichnet.

Systemseitige Ereignisse (zum Beispiel Datenbankfehler) werden in gesonderten Log-Dateien aufgezeichnet. Über den LogLevel kann der Detaillierungsgrad der Aufzeichnungen festgelegt werden.